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Homeoffice – Das müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten

Homeoffice – von Pendlern eher geschätzt, von anderen verachtet mit der Befürchtung das Berufs- und Privatleben zu vermischen. Homeoffice erlangte durch die Pandemie an Bedeutung und Beliebtheit. Nach anfänglicher Skepsis auch seitens der Arbeitgeber, scheint das Arbeiten von Zuhause heute bereits eine Selbstverständlichkeit zu sein. Gleichzeitig birgt diese neue Arbeitsform für Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber einige Tücken. Bis heute findet sich keine gesetzliche Bestimmung zu Homeoffice, weshalb man sich leicht im Paragrafendschungel verirren kann. Im Folgenden wird aufgezeigt, was es insbesondere zu beachten gilt:

Vertragliche Regelung

Möchte ein Arbeitgeber Homeoffice einführen und den Arbeitnehmern das Arbeiten von zuhause aus ermöglichen, wird die Bereitschaft jedes einzelnen Arbeitnehmers vorausgesetzt. Der Arbeitgeber kann daher seine Arbeitnehmer nicht im Sinne seines Weisungsrechts auffordern von zuhause aus zu arbeiten, ohne das Einverständnis des jeweiligen Arbeitnehmers. Gleichzeitig besteht aber auch kein Recht auf Homeoffice.

Da es sich beim Arbeitsort um einen wesentlichen Vertragsbestandteil handelt, muss dies – wenn Homeoffice vereinbart werden soll – von Anfang an vertraglich festgehalten werden oder darf nachträglich nur mit Einverständnis des Arbeitnehmers angeordnet werden. Da der Arbeitsort bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten als Gerichtsstand zur Verfügung steht (Art. 34 ZPO) ist bei der vertraglichen Ausgestaltung zu beachten, dass eine überwiegende Tätigkeit im Homeoffice im Ausland eine Zuständigkeit eines ausländischen Gerichts begründen kann. Es empfiehlt sich daher ein maximales Pensum sowie allenfalls eine örtliche Einschränkung (Wohnort des Arbeitnehmers) für die Homeoffice-Tätigkeit vorzusehen.

Arbeitszeit/Zeiterfassung

Sofern nichts Gegenteiliges vereinbart wurde, gelten die Regeln des Arbeitsgesetzes bezüglich der Arbeits- und Ruhezeiten sowie das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot unabhängig des Arbeitsortes – somit auch bei Homeoffice. Dementsprechend gilt auch die Pflicht zur Arbeits- und Ruhezeiterfassung uneingeschränkt. Wichtig – die Verantwortung zur Einhaltung der Erfassung liegt klar beim Arbeitgeber! Es wird daher empfohlen, bei Arbeitnehmern im Homeoffice regelmässig die Arbeitsrapporte einzufordern und Arbeitsstunden zu kontrollieren. Da jedoch die Form von mobilem Arbeiten wie Homeoffice ein besonderes Mass an Vertrauen zwischen den Parteien verlangt, ist eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit sinnvoll. In der Praxis hat sich die Vereinbarung von Blockzeiten, in welchen der Arbeitnehmer erreichbar sein muss, bewährt.

Entschädigungspflicht

Weiter stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer eine Entschädigung für das Zuhause-Arbeiten zu vergüten. Wichtig ist hier die Unterscheidung, ob es sich um freiwillige Arbeit im Homeoffice handelt oder ob Homeoffice (wie während der Pandemie) gesetzlich vorgebschrieben ist. Bei der freiwilligen Arbeit im Homeoffice ist zudem zu unterscheiden, ob dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung steht oder nicht. Diese Unterscheidungen wirken sich wie folgt auf die Entschädigungspflicht aus:

Geräte/Materialien: Muss der Arbeitnehmer selbst das Material und die Geräte zur Verfügung stellen bzw. besorgen (wenn im Betrieb lediglich ein Computer ohne Laptop vorhanden ist), so hat er hierfür Anspruch auf eine Entschädigung – aber nur sofern nichts anderes vereinbart oder im Betrieb üblich ist. Eine einseitige Anordnung der Arbeitgeberin zur Beschaffung der Arbeitsgeräte ist nicht zulässig.

Arbeitet der Arbeitnehmer normalerweise im Betrieb und besteht lediglich die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten, ist der Arbeitgeber seinen Pflichten zur Bereitstellung eines Arbeitsplatzes (im Betrieb) nachgekommen und muss keine weiteren Kosten für das Homeoffice übernehmen. Homeoffice ergänzt somit die Arbeit im Betrieb und führt daher auch nicht zu Mehraufwendungen, weshalb die Kosten nicht betriebsnotwendig sind.

Auslagen: Im Gegensatz zum Ersatz der Kosten für Geräte und Materialien ist der Auslagenersatz gesetzlich zwingend geschuldet. Unzulässig und nichtig sind Abreden, gemäss welchen der Arbeitnehmer sämtliche Auslagen selbst zu übernehmen hat. Spesenpauschalen sind zulässig, sofern die durchschnittlichen und effektiven Auslagen tatsächlich gedeckt sind.

Zur Vermeidung von Missverständnissen sollte vertraglich festgehalten werden, dass es sich beim Homeoffice nicht um einen auswärtigen Arbeitsort handelt und demnach auch keine Kosten für den Unterhalt eingefordert werden können.

Datenschutz

Arbeitnehmer sind gesetzlich verpflichtet, geheim zu haltende Tatsachen wie Geschäftsgeheimnisse nicht zu verwerten und nicht zu teilen. Diese Pflicht gilt auch innerhalb des Homeoffices. Der Arbeitnehmer hat somit sicherzustellen, dass Dritte wie Familienmitglieder, Nachbarn, Mitbewohner etc. die geheimen Informationen nicht wahrnehmen und auch nicht in deren Besitz gelangen können. Arbeitgebern wird diesbezüglich empfohlen, die Datenaufbewahrung und -bearbeitung in einer Weisung oder Homeoffice-Vereinbarung klar zu regeln und den Verstoss allenfalls mit Sanktionen zu belegen.

Stolpersteine

Arbeitet ein Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice, welches sich im Ausland befindet, sind nebst sozialversicherungsrechtlichen auch die steuerlichen Folgen für den Arbeitnehmer wie auch den Arbeitgeber zu beachten und sorgfältig zu prüfen. Zudem ist der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht für die Arbeitsbedingungen (insbesondere des Gesundheitsschutzes) verantwortlich. Dementsprechend ist er verpflichtet, die Bedingungen im Homeoffice des Arbeitnehmers zu kennen und abzusegnen.

Wichtige Rahmenbedingungen in der Übersicht:

• Bereitschaft / Wunsch des Arbeitnehmers im Homeoffice zu arbeiten
• Regelung von Homeoffice im Arbeitsvertrag unter dem Punkt «Arbeitsort» (inkl. %-Pensum und Maximum)
• Regelmässiges Überprüfen der Arbeitszeiterfassung und Arbeitsrapporte
• Regelung der Kostenübernahme bezüglich Geräte/Materialen und Auslagen
• Aufklärung des Arbeitnehmers bezüglich konkrete Ausgestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice
• Klare Datenschutzregeln für das Homeoffice
• Beachtung und Prüfung der sozialversicherungs- und steuerlichen Folgen

Bei Fragen rund um das Thema Homeoffice und/oder der Ausarbeitung entsprechender Regelwerken, Verträgen oder Vertragsanpassungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: